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Expediente probatorio de la reestructuración: qué guardar y por qué
Cuando llega un requerimiento sobre una operación de hace cuatro años, hay dos escenarios posibles. En el primero, alguien abre una carpeta y en dos días está todo enviado. En el segundo, empieza una arqueología de correos, escrituras y recuerdos que dura semanas y que nunca queda completa. La diferencia entre uno y otro se decide el día de la escritura.
El índice del expediente
- Documentación societaria previa: escrituras de constitución y de modificaciones, estatutos vigentes, libro registro de socios y organigrama anterior a la operación.
- Información económica: cuentas anuales de los últimos ejercicios de todas las sociedades implicadas, balances de situación y detalle de activos y deudas.
- Plan de negocio o de reorganización con objetivos, horizonte temporal y previsiones.
- Informe de valoración y, en su caso, informe del experto independiente y tasaciones.
- Informe de motivos económicos válidos.
- Actas e informes de administradores de todas las sociedades, con el contenido real de la deliberación.
- Escrituras de la operación e inscripciones registrales.
- Autoliquidaciones de ITP y AJD y justificante de la comunicación del régimen especial.
- Documentación de contexto: correos y presupuestos previos, ofertas de terceros, informes bancarios, comunicaciones con la familia o con los socios.
- Índice firmado con la relación de todo lo anterior y su fecha.
La documentación de seguimiento
El expediente no se cierra con la escritura. Cada año conviene añadir la evidencia de que la estructura funciona como se dijo que iba a funcionar: actas de la matriz con decisiones de grupo, contratos de servicios y sus facturas, reinversiones realizadas, evolución de la separación de riesgos y cumplimiento de los hitos del plan. Es la prueba que convierte un motivo económico enunciado en un motivo económico acreditado.
Cuánto tiempo hay que conservarlo
Mucho más de lo que se piensa. La ventaja fiscal de una reestructuración se materializa a menudo años después —al vender la filial, por ejemplo— y es entonces cuando puede comprobarse el ejercicio en que ese efecto se produce, analizando la operación de origen. La recomendación práctica es conservar el expediente indefinidamente, en formato digital y con copia fuera de la empresa.
Cómo lo entregamos
Al cierre del proyecto entregamos un dossier digital con toda la documentación indexada, un índice firmado y una nota explicativa de dos páginas que resume qué se hizo, por qué y con qué base jurídica. Esa nota está pensada para que, dentro de cinco años, cualquiera —el propio empresario, un nuevo asesor o un comprador en una due diligence— entienda la operación sin necesidad de reconstruirla.
Esta página describe el marco general vigente en España y no sustituye al análisis del caso concreto. La normativa mercantil y tributaria, su desarrollo reglamentario y la doctrina administrativa cambian con frecuencia, y existen especialidades autonómicas y forales que pueden alterar por completo el resultado de una reestructuración. Antes de ejecutar cualquier operación conviene verificar la redacción vigente de las normas citadas. Consúltenos su caso.
Sobre el expediente
¿Los correos electrónicos sirven como prueba?
Sí, y con frecuencia son los documentos más convincentes, porque reflejan lo que realmente se estaba discutiendo en aquel momento. Un intercambio de correos de hace cuatro años en el que se debaten alternativas de estructura, se piden presupuestos o se comenta la preocupación por un riesgo concreto acredita el proceso de decisión mejor que cualquier informe redactado después.
¿Y si parte de la documentación se ha perdido?
Se reconstruye lo que se pueda con fuentes fiables —Registro Mercantil, cuentas depositadas, archivos de la asesoría, notaría, entidades financieras— y se completa con lo que exista. Un expediente incompleto es peor que uno completo, pero mucho mejor que ninguno. Y a partir de la revisión se empieza a generar documentación de seguimiento con normalidad.
¿Tengo que enviarlo a Hacienda?
No. El expediente se conserva y se aporta solo si se requiere, y en ese caso conviene decidir con criterio qué se aporta, en qué momento y con qué escrito de acompañamiento. Tenerlo preparado no significa entregarlo de golpe: significa poder responder con precisión y con rapidez, que es exactamente lo que cambia el tono de una comprobación.
¿Le encaja una holding en su caso? Se lo decimos por escrito
Cuéntenos qué sociedades tiene hoy, quiénes son los socios y qué quiere conseguir. Le devolvemos un primer diagnóstico con la estructura que recomendamos, la vía fiscal aplicable, los riesgos que vemos, la documentación probatoria que haría falta y el presupuesto cerrado del proyecto. Sin coste y sin compromiso, en menos de 24 horas laborables.