Cuando una empresa o un particular es objeto de un procedimiento de inspección tributaria, se enfrenta a una sucesión de documentos y trámites cuya terminología resulta, con frecuencia, poco familiar fuera del ámbito estrictamente fiscal. Entender qué son las diligencias y actas de inspección, qué diferencias existen entre ellas y cómo debe responderse a cada una resulta esencial para no perder oportunidades de defensa a lo largo del procedimiento, ya que cada documento tiene una función procesal específica y unos plazos de reacción que conviene conocer con precisión.
Las diligencias: el reflejo de las actuaciones a lo largo del procedimiento
Las diligencias son documentos que extiende el actuario de la Inspección para dejar constancia de los hechos y circunstancias relevantes que se producen durante el desarrollo del procedimiento: la aportación de documentación por parte del obligado tributario, las manifestaciones realizadas en el curso de una comparecencia, la solicitud de información adicional o cualquier otra incidencia relevante para el expediente. No contienen, con carácter general, una propuesta de liquidación, sino que documentan el desarrollo cronológico de las actuaciones inspectoras.
Aunque puedan parecer trámites menores, las diligencias tienen una importancia práctica considerable, ya que constituyen el registro oficial de todo lo ocurrido durante la inspección. Por ello, es fundamental revisar con atención el contenido de cada diligencia antes de firmarla, comprobando que refleja fielmente lo sucedido y, en caso de discrepancia, haciendo constar expresamente las alegaciones o matizaciones oportunas en el propio documento o mediante un escrito posterior.
Errores frecuentes al gestionar las diligencias
Un error habitual consiste en firmar las diligencias sin revisarlas detenidamente, asumiendo que se trata de un mero trámite administrativo sin mayor trascendencia. Sin embargo, determinadas manifestaciones realizadas y recogidas en una diligencia pueden condicionar significativamente la posición de la empresa en fases posteriores del procedimiento, por lo que resulta muy recomendable que estas comparecencias se preparen con antelación y, siempre que sea posible, cuenten con el acompañamiento del asesor fiscal o del abogado que dirige la defensa.
Las actas de inspección: la propuesta de regularización
A diferencia de las diligencias, el acta de inspección sí contiene la propuesta de regularización que formula el actuario tras finalizar sus comprobaciones, incluyendo la liquidación provisional resultante y, en su caso, la referencia al inicio de un expediente sancionador. Las actas pueden clasificarse, fundamentalmente, según el grado de conformidad del obligado tributario con la propuesta: actas con acuerdo, actas de conformidad y actas de disconformidad, cada una de ellas con un procedimiento y unas consecuencias distintas.
Actas de conformidad frente a actas de disconformidad
Cuando el contribuyente muestra su conformidad con la propuesta de liquidación recogida en el acta, se inicia un plazo reducido tras el cual la liquidación se entiende producida y notificada, beneficiándose habitualmente de una reducción en la eventual sanción que pudiera imponerse. Por el contrario, si el contribuyente no está de acuerdo con la propuesta, puede firmar el acta en disconformidad, lo que abre un plazo específico para presentar alegaciones ante el órgano competente antes de que se dicte la liquidación definitiva, que podrá recurrirse posteriormente por las vías ordinarias si continúa la discrepancia.
La decisión de firmar en conformidad o en disconformidad no debe adoptarse de forma automática ni apresurada, sino que requiere valorar detenidamente la solidez de los argumentos disponibles, el coste y la duración previsible de un eventual recurso, y el impacto que cada opción tiene sobre el régimen sancionador aplicable.
Las actas con acuerdo como vía intermedia
En determinados supuestos, especialmente cuando la regularización exige la aplicación de conceptos jurídicos indeterminados o estimaciones de difícil concreción, la normativa permite alcanzar un acta con acuerdo entre la Administración y el contribuyente, que combina elementos de las dos modalidades anteriores y suele conllevar reducciones adicionales sobre la sanción que correspondería. Esta vía exige una negociación técnica previa con el equipo actuario y resulta especialmente útil en materias como la valoración de operaciones vinculadas o la aplicación de determinados conceptos susceptibles de distintas interpretaciones razonables.
La importancia de contar con asesoramiento desde el inicio del procedimiento
Muchas de las decisiones que condicionan el resultado final de una inspección tributaria se adoptan en fases tempranas del procedimiento, mucho antes de la firma del acta definitiva. Por ello, resulta fundamental contar con asesoramiento especializado desde el primer requerimiento, revisando cuidadosamente cada diligencia, preparando adecuadamente las comparecencias y valorando desde el inicio la estrategia global de defensa que se va a seguir a lo largo de todo el procedimiento.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio firmar una diligencia de inspección si no se está de acuerdo con su contenido?
Es posible hacer constar el desacuerdo respecto al contenido de una diligencia, ya sea incluyendo observaciones en el propio documento o mediante un escrito posterior, sin que ello impida la continuación del procedimiento. No firmar la diligencia no evita sus efectos, por lo que resulta más eficaz manifestar expresamente cualquier discrepancia.
¿Qué diferencia principal existe entre un acta de conformidad y un acta de disconformidad?
El acta de conformidad supone la aceptación de la propuesta de liquidación por parte del contribuyente, con determinados beneficios en la eventual sanción, mientras que el acta de disconformidad abre un procedimiento posterior de alegaciones y resolución, y en su caso de recurso, al no aceptarse la propuesta formulada por el actuario.
¿Conviene siempre firmar en conformidad para beneficiarse de la reducción de la sanción?
No siempre. Cuando existen argumentos sólidos para discutir la propuesta de la Inspección, puede resultar más conveniente firmar en disconformidad y defender la posición del contribuyente en las siguientes fases del procedimiento, a pesar de renunciar a la reducción inmediata de la sanción asociada a la conformidad.
El expediente sancionador dentro del procedimiento de inspección
De forma paralela a la liquidación de la deuda tributaria, la Inspección puede iniciar un expediente sancionador cuando considera que las circunstancias del caso son constitutivas de infracción tributaria. Este expediente, aunque vinculado al mismo procedimiento de comprobación, sigue trámites propios y admite alegaciones específicas centradas en la existencia o no de culpabilidad en la conducta del obligado tributario, un elemento que la Administración debe motivar de forma expresa y que no puede presumirse por el mero hecho de que exista una regularización. Analizar con detenimiento la motivación de la culpabilidad recogida en la propuesta de sanción es, con frecuencia, una de las líneas de defensa más eficaces, incluso en supuestos en los que la regularización de la cuota tributaria resulta difícil de discutir en cuanto al fondo.
Distinguir entre la discusión sobre la cuota regularizada y la discusión sobre la procedencia de la sanción permite, en muchos casos, obtener resultados favorables parciales, logrando reducir o anular la sanción aunque se mantenga la liquidación de la deuda principal, lo que subraya la importancia de abordar ambos aspectos de forma diferenciada dentro de la estrategia global de defensa.
Afrontar correctamente cada diligencia y cada acta de un procedimiento de inspección exige experiencia y una estrategia bien definida desde el primer momento. Si tu empresa está siendo objeto de una comprobación tributaria y necesitas orientación especializada, incluyendo situaciones derivadas de dificultades financieras que requieran el asesoramiento en Ley de Segunda Oportunidad, el equipo de LRB Tax & Legal puede acompañarte en todo el proceso. Contacta con nosotros para analizar tu caso.