Recibir una notificación de inicio de inspección de la Administración tributaria genera, de forma comprensible, preocupación en cualquier empresario o administrador de empresa, pero la forma en que se gestionan las primeras horas y días tras esa notificación puede condicionar de manera decisiva el desarrollo posterior de todo el procedimiento. Actuar con método y sin precipitación, evitando tanto la parálisis como las respuestas improvisadas, es la mejor forma de afrontar esta situación con garantías.
Primeros pasos tras recibir la notificación
Lo primero que debe hacerse al recibir la comunicación de inicio es leerla con detenimiento para identificar con precisión varios elementos clave: qué impuestos y periodos van a ser objeto de comprobación, si el alcance de las actuaciones es general o parcial, qué documentación se requiere aportar inicialmente, y qué plazo se concede para hacerlo. Estos datos determinan la magnitud real del procedimiento y permiten dimensionar adecuadamente la respuesta que la empresa debe preparar.
De forma paralela, conviene designar internamente a un responsable del procedimiento, que actúe como interlocutor único con el asesor fiscal externo y con el equipo inspector, evitando que distintas personas de la empresa faciliten información de manera descoordinada, lo que podría generar contradicciones o inconsistencias que compliquen innecesariamente la defensa posterior.
Contactar de inmediato con asesoramiento especializado
Antes de responder a cualquier requerimiento o de facilitar documentación al equipo inspector, resulta fundamental contactar con un asesor especializado en defensa tributaria que pueda revisar el alcance de la comunicación recibida, valorar los riesgos previsibles del procedimiento, y diseñar una estrategia de respuesta coherente desde el primer momento. Muchas empresas cometen el error de intentar gestionar por sí mismas las primeras actuaciones, facilitando información sin la debida cautela, lo que puede complicar innecesariamente la defensa en fases posteriores del procedimiento.
Recopilar y organizar la documentación relevante
Una vez comprendido el alcance de la inspección, conviene iniciar de inmediato la recopilación de toda la documentación relacionada con los conceptos y periodos comprobados: libros contables, facturas, contratos, justificantes de operaciones relevantes, informes de valoración si los hubiera, y cualquier otro soporte documental que pueda resultar necesario para sustentar la posición fiscal de la empresa. Esta recopilación debe hacerse de forma ordenada y sistemática, identificando desde el inicio aquellas operaciones que puedan presentar mayor complejidad o riesgo de discrepancia con el criterio de la Administración.
Detectar de forma anticipada los puntos de mayor riesgo
Un buen asesor fiscal, en colaboración con la empresa, debe realizar un análisis preliminar de los ejercicios y conceptos objeto de comprobación para identificar, antes de que lo haga la propia inspección, aquellas operaciones que pudieran resultar más discutibles: reestructuraciones societarias, operaciones vinculadas, deducciones aplicadas sobre criterios interpretativos dudosos, o valoraciones de activos que puedan generar controversia. Anticipar estos puntos de riesgo permite preparar con tiempo la documentación de soporte necesaria, e incluso valorar si conviene encargar informes técnicos o periciales que refuercen la posición de la empresa antes de que la inspección los solicite formalmente.
Cómo comportarse durante las actuaciones inspectoras
Durante el desarrollo de las actuaciones, es importante mantener una actitud colaborativa pero prudente: responder a los requerimientos dentro de los plazos concedidos, aportar la documentación solicitada de forma completa y ordenada, y evitar tanto la obstrucción injustificada como la sobreexposición de información que exceda el alcance de lo requerido. Todas las manifestaciones que se realicen ante el equipo inspector, ya sea de forma oral en una visita o por escrito en la contestación a un requerimiento, deben estar meditadas y, en la medida de lo posible, revisadas previamente por el asesor que lleva la defensa del procedimiento.
Valorar la conveniencia de un informe pericial de refuerzo
En procedimientos donde se anticipa que la discrepancia con la Administración va a girar en torno a cuestiones técnicas, como valoraciones de activos, precios de operaciones vinculadas o la existencia de motivos económicos válidos en una reestructuración, conviene valorar desde una fase temprana si resulta conveniente encargar un informe pericial independiente que refuerce la posición de la empresa. Aportar este tipo de análisis de forma proactiva, antes de que la inspección formule su propuesta de regularización, suele resultar mucho más eficaz que intentar construir esa defensa técnica una vez recibida ya la propuesta desfavorable. En este sentido, contar con el respaldo de un informe pericial en procedimientos de inspección puede marcar una diferencia sustancial en el resultado final de la comprobación.
Qué evitar durante todo el procedimiento
Entre las conductas que conviene evitar durante un procedimiento de inspección se encuentran la destrucción o alteración de documentación relevante, cualquier manifestación contradictoria con la información previamente aportada, la falta de respuesta a los requerimientos dentro de los plazos concedidos, y la toma de decisiones estratégicas relevantes, como firmar actas o renunciar a determinados derechos procedimentales, sin el asesoramiento adecuado. Estas conductas pueden agravar significativamente la posición de la empresa, incluso en supuestos donde el fondo de la controversia fiscal era razonablemente defendible.
Conviene además realizar, una vez finalizado el procedimiento, un análisis interno de lo sucedido, identificando qué aspectos de la gestión documental o de los procesos internos de la empresa podrían mejorarse de cara a futuras comprobaciones, de forma que la experiencia adquirida se traduzca en una posición más sólida ante cualquier inspección posterior.
Un aspecto adicional que conviene valorar es la conveniencia de informar internamente, con la debida cautela, a los responsables de otros departamentos de la empresa sobre la existencia del procedimiento, de forma que toda la organización actúe de manera coordinada y evite comunicaciones espontáneas con el equipo inspector que no hayan sido previamente validadas por quien lleva la dirección de la defensa fiscal de la compañía.
En definitiva, la forma en que una empresa reacciona en los primeros días tras recibir la notificación suele condicionar de manera muy significativa el desarrollo y el resultado final de todo el procedimiento de inspección, por lo que merece la pena dedicar el tiempo necesario a organizar correctamente la respuesta desde el primer momento, en lugar de improvisar decisiones bajo la presión de los plazos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo negarme a recibir a los inspectores en mis instalaciones?
La comparecencia y colaboración con la inspección es, con carácter general, una obligación del contribuyente, aunque existen cauces adecuados para plantear, con el asesoramiento oportuno, cualquier discrepancia sobre el desarrollo concreto de las actuaciones, sin que ello suponga una obstrucción del procedimiento.
¿Debo aportar toda la documentación que me piden aunque no la entienda?
Antes de aportar cualquier documentación, conviene que tu asesor revise el requerimiento para asegurar que lo que se solicita se ajusta al alcance de la inspección y que se entiende correctamente qué información se está requiriendo, evitando así aportar documentación innecesaria o mal interpretada que pueda generar confusión.
¿Es tarde para prepararme si ya ha empezado la inspección?
No. Aunque lo ideal es anticiparse desde el primer momento, en cualquier fase del procedimiento sigue siendo posible reforzar la posición de la empresa mediante documentación adicional, alegaciones bien fundamentadas o informes periciales, por lo que nunca es tarde para incorporar un asesoramiento especializado que mejore la defensa.
Si tu empresa ha recibido una notificación de inicio de inspección, no esperes a la siguiente comunicación para actuar. Contacta con el equipo de LRB Tax & Legal y ValiTax para preparar tu defensa desde el primer momento. Puedes también conocer más sobre el equipo de LRB Tax & Legal y el resto de nuestros servicios.